گزارش فعالیت هیات مدیره در پایان سال مالی قبل از برگزاری مجمع عمومی سالانه تهیه و منتشر می گردد.
به طور خلاصه این گزارشات باید به یک سری سوالات پاسخ دهند :
عملکردشرکت چگونه است؟
آیاشرکت بیشتر از هزینه هایی که می کند درآمد دارد؟
برنامه های مدیریت برای رشد چیست؟
اقدامات شرکت دراین زمینه چیست؟
به طور کلی این گزارش حاوی اطلاعات مهمی از قبیل ، معرفی اعضای هیئت مدیره، فرصت‌ها و تهدیدها، وضعیت عمومی شرکت از طریق ارائه نسبت‌های مالی اصلی شرکت ، شرح فعالیت‌های در دست اجرا،شرح برنامه‌های آتی شرکت؛ چشم‌انداز صنعتی که شرکت در آن فعالیت می‌کند، جایگاه شرکت در صنعت (در داخل و خارج)، وضعیت درآمدی و هزینه شرکت؛ ارائه مهم‌ترین اطلاعات درآمدی و هزینه‌ای از جمله روند درآمد و بهای تمام شده شرکت طی سالیان اخیر و …
معمولاً در گزارش هیئت مدیره صورت‌های مالی اساسی شرکت مشتمل بر صورت سود و زیان، صورت ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد منتشر می‌گردد. ترازنامه تصویری از دارایی‌ها و بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام در پایان سال مالی به تصویر می‌کشد درحالی‌که صورت سود و زیان عملکرد درآمد/هزینه شرکت را در طی یک دوره ۱۲ ماهه به نمایش می‌گذارد و صورت جریان وجوه نقد به شما نشان می‌دهد که شرکت در پایان سال مالی در مجموع ورودی وجه نقد داشته است و یا شاهد کاهش وجه نقد در شرکت بوده‌ایم. با توجه به جزییات اقلام صورت‌های مالی شاهد ارقام متفاوتی خواهیم بود اما یکی از موضوعات مهم تغییرات هر یک از اقلام با توجه به سطح اهمیت آن‌ها است. برای انجام این موضوع شرکت‌ها در گزارش هیئت مدیره صورت‌های مالی مقایسه‌ای منتشر می‌کنند و تمامی صورت‌های مالی را به صورت مقایسه بین سال مالی جاری و سال مالی قبل منتشر می‌کنند و درصد تغییرات هر کدام از اقلام را نیز در گزارش درج می‌کنند تا سرمایه‌گذاران با یک نگاه به این داده‌ها بتوانند یک نتیجه‌گیری اولیه بکنند. هم‌چنین برای ارائه داده‌های تحلیلی دقیق‌تر شرکت‌ها معمولاً نسبت‌های مالی رایج را برای سال مالی جاری محاسبه و در گزارش هیئت مدیره درج می‌کنند. هم‌چنین عموم شرکت‌ها برای ارائه راهنمای دقیق‌تر به سرمایه‌گذاران معمولاً روند فروش و بهای تمام شده محقق شده در طی ۵ سال اخیر را در گزارش خود درج می‌کنند و بعضاً متناسب با نیاز آمار مقداری تولید، فروش و بهای تمام شده را منتشر می‌کنند تا سرمایه‌گذاران دیدگاه وسیع‌تری را در یک قاب و به سرعت کسب نمایند.
محتوای این گزارش ها برای هر مجموعه متفاوت است و بستگی به مدیران دارد که انتظاردارند چه مواردی برایشان شفاف شود وآن را سالی یک بار به مجمع عادی هیئت مدیره گزارش می دهند.
گاهی شرکت ها بنا به دلایل مختلفی نظیراجرای طرح توسعه،افزایش سرمایه درگردش،اصلاح نسبت های مالی ،رعایت مفاد قانون تجارت و...اقدام به افزایش سرمایه می نمایند و نیاز است تا گزارش توجیهی مربوط به آن راکه علل و نحوه افزایش سرمایه را تشریح می نمایدومورد تایید اعضاهیئت مدیره می باشد به مجمع ارائه نمایند و آنان نیز باید جداگانه تدوین و ضمیمه گزارش نمایند.